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Google 試算表寄送大量郵件，每天免費 100 封

作者: · 最後更新 · 發表於 · 技巧分享 / 免費資源 / 軟體、工具 / 技術相關

延續前幾篇大量寄送不同內容 Email 給個別使用者的主題，這篇文章介紹如何使用 Apps Script，透過 Google 試算表寄送大量郵件，每天免費限額為 100 封，初次設定上會比前面的方法複雜些。

若想使用 Word + Excel + Outlook 發信 (無附加檔案功能) 可參考 Word 合併列印使用 Outlook 發送郵件，使用現成的擴充功能 > 外掛程式 (較簡單但每日限 50 封) 發送信件及附加檔案可參考 Google 試算表批量發送 Email (免費版每日 50 封) – 使用 Yet Another Mail Merge: Mail Merger for Gmail (YAMM)

Google 為避免濫用，針對使用 Apps Script 發信設定了限額，一般免費版的 Google 帳號每日發送限額是 100 封，如果是 Google Workspace 帳戶的話，每日發送限額提升到 1,500 封喔！

Google Workspace 各項功能限額

什麼是 Apps Script

Apps Script 是一種用於建立和管理 Google Workspace 應用程式（原名 Google Apps）的編程平台。它基於 JavaScript 語言，可以讓您自定義 Google Workspace 應用程式的功能，或者建立新的應用程式。

Apps Script 可以用於各種 Google Workspace 應用程式，包括 Gmail、Google 表單、Google 文檔、Google 工作表和 Google 地圖等。例如，您可以使用 Apps Script 自動化電子郵件傳送流程，或者在 Google 表單中添加自定義功能。

ChatGPT 產生 (無法保證資訊正確性)

感謝 ChatGPT 大師，由此可知透過 Google 試算表也可以使用 Apps Script 來進行自動化電子郵件傳送寄送。

Mail Merge for Batch Email

今天要使用的 Mail Merge for Batch Email 是一位香港老師所開發，並在網路上分享 (超佛)，將 Apps Script 處理發送電子郵件的相關功能寫在 Google 試算中，只要透過「建立副本」就可以將整個功能複製回自己的 Google 雲端硬碟，超級方便。

小蛙寫這篇文章的時候版本來到 8.02，不過實際操作的時候 8.02 卻不斷出現問題，因此這篇會以前一版 7.00 為主。

建立 Google 試算表副本

連到 這裡 開啟 Google 試算表，小蛙使用的是 v7.00 (原本使用 v8.02 但一直失敗)

Mail Merge for Batch Email 1

進入後會看到以下畫面，點擊「建立副本」就把這個發送大量郵件的強大功能複製到自己的雲端硬碟了，接下去看後續設定。

Mail Merge for Batch Email 2

建立 Google 試算表副本

第一次開啟時，頂端工具列最右邊 (說明旁邊) 應該要出現 Mail Merge for Batch Email，如果畫面跟下圖一樣的話，就典籍「擴充功能」->「Apps Script」

Mail Merge for Batch Email 3

直接點擊「執行」，由於 Apps Script 使用到特殊權限，基於安全性的理由，需要由使用者接受這些權限之後才可以繼續下去

Mail Merge for Batch Email 4
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Mail Merge for Batch Email 7
Mail Merge for Batch Email 8
Mail Merge for Batch Email 8

出現執行完畢，沒有出現任何錯誤後，回到 Google 試算表可以看到多出 Mail Merge for Batch Email 選單

Mail Merge for Batch Email 9

設定附件資料夾 ID

如果要使用到附加檔案的話，有兩個方法，先介紹第一個：透過 Mail Merge for Batch Email -> Pick Folder for Attachment 選取

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小蛙把要夾帶的檔案都存放在 Goolge 雲端硬碟 > 證書 資料夾中，從下拉選單中選擇「證書」資料夾後，點擊 Pick This Folder

Mail Merge for Batch Email 11
Mail Merge for Batch Email 12

選擇完成後會發現 Settings 頁籤內的 Folder ID 欄位自動填入值

Mail Merge for Batch Email 13

第二個方法不透過該選單，而是直接開啟存放附加檔案的資料夾後，從網址列複製 (/folders/複製這邊)，接著貼進同上圖的位置

Mail Merge for Batch Email14

設定 DataSheet 收件人資料

繼續使用之前的範例，小蛙希望寄送的郵件內容是

黃小蛙 先生 您好：

感謝您參加 Google 研習，附件為您的證書。

記下來 敬上

首先切換到 DataSheet 頁籤，黃底欄位的表頭（To Send, Done, Email Address, Template, Attachment List, SubFolder）不可以修改，也不可以把欄位刪除，其他白底的欄位才是自己可以刪除調整的，小蛙把所有原本有的欄位都刪掉，只留下自己要的 Name、Title 跟 Event。Attachment List 填入小蛙要附加的檔案 s0001.png 及 s0002.png

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欄位說明如下：

  • To Send：是否要發送郵件。如果不要的話改成 no。
  • Done：發送完成時顯示發送狀態。
  • Email Address：收件者 Email。
  • Template：要使用哪個範本發送。
  • Attachment List：要附加的檔案。
  • SubFolder：附加檔的子目錄，若上述 Folder ID 下還有子目錄的話，可以輸入在這邊。
  • Name：姓名，自訂變數。
  • Title：頭銜，自訂變數。
  • Event：活動名稱，自訂變數。

設定 Settings 寄件資料

  • Cc：電子郵件副本，若有多個可用 , 分隔。
  • Bcc：電子郵件密件副本，若有多個可用 , 分隔。
  • Folder ID：附加郵件在雲端硬碟的 id，前面的步驟已設定。
  • Send as：寄件者名稱。
  • Replay to：收件者回覆的信箱。
  • No replay：是否允許回覆。

依自己的狀況填寫，CC 及 BCC 若沒有的話可以留空白，其他的請填寫正確

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設定 Template1 郵件範本

這部份原始範例可能會比較混亂一點，不過可以跟小蛙一樣先把內容刪除，再自己一個一個填入，我們先不管粗體、斜體、底線、清單 … 等 Markdown 的語法，把 Subject 跟 Body 先填好，例如：小蛙的主題是「感謝您參加 Google 研習」，因為上面小蛙把參加的活動設定為變數 Event，因此把「感謝您參加 Google 研習」改成「感謝您參加 ${“Event”}」，以此類推，其他部份如「黃小蛙 先生 您好：」就會變成「${“Name”} ${“Title”} 您好」。

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再來 Markdown 呈現的部份則有

  • 斜體：用單個 * 包起來，例如：*這裡會變成斜體*
  • 粗體：用兩個 * 包起來，例如：**這裡會變成斜體**
  • 底線：用兩個 _ 包起來，例如：__這裡會變成斜體__
  • 條列：用數字及 . 條列，例如：1. xxxx 2. oooo
  • 項目：用 * – + 符號條列，例如：* 項目a * 項目b
  • 換行：在行尾加入兩個空白

更多 Markdown 語法可參考 Markdown Cheatsheet

Google 試算表寄送大量郵件

都設定完成後，點擊 Mail Merge for Batch Email -> Send Emails Now!，點擊「是」開始送信，送信期間請保持視窗開啟，不可以關閉。

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發送成功會顯示 Done

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過一下就可以收到信囉！有各自的內容及不同的附件

Google 試算表寄送大量郵件 1
Google 試算表寄送大量郵件 2

完成送信後還會寄一份詳細資料到您的信箱，包含送出的內容以及當日還能寄送多少封信

Google 試算表寄送大量郵件 3

打完收工～！

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