Word 合併列印使用 Outlook 發送郵件

上一篇設定完 Outlook 收發 Gmail 郵件後,這篇要來記錄透過 Word 的合併列印功能,從 Excel 選取清單及客製化訊息,並使用 Outlook 發送大量郵件的方法。

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Word 合併列印是什麼?

Word 的合併列印功能可以讓您自動生成多份文件,其中每份文件都包含自己的資料。這非常適合用於生成大量相似的商業文件,例如信函、報告、樣本、標籤等。

舉例來說,假設您正在為一家公司設計一份信函,其中包含許多不同的客戶的資料。使用 Word 的合併列印功能,您可以建立一個資料來源(例如 Excel 表格或 Access 資料庫),並將資料插入到信函模板中。然後,Word 會自動生成許多份信函,每份信函都包含一組客戶的資料。

ChatGPT 產生 (無法保證資訊正確性)

Good~感謝 ChatGPT

設定 Excel 資料

我們先把一些動態資訊整理到 Excel 裡面後存檔,例如:收件人姓名、頭銜 … 等。

設定 Word 模板

開啟 Word 後,上方「郵件」頁籤,接著找到「啟動合併列印」->「電子郵件訊息」(下圖左);輸入要寄出的郵件內容,先把要動態更換的文字拿掉,例如:黃小蛙 先生 您好,參加 某某 活動。(下圖右)

選取收件人及動態資訊

到「郵件」->「選取收件者」->「使用現有清單」,選取剛剛儲存的 Excel 檔

到「郵件」->「插入合併欄位」選擇剛剛 Excel 裡面對應的動態欄位名稱

預覽結果是否正確

在「郵件」頁籤點擊「預覽結果」就可以看到從 Excel 替換動態資料的結果,右側也可以切換查看上下筆

發送郵件

確認資料沒問題後,點擊「郵件」頁籤下「完成與合併」->「傳送電子郵件訊息」,如果 Outlook 此時開啟,就會直接送出 email。

打完收工!

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