Google 雲端硬碟版本管理-固定共用連結

現在雲端儲存服務眾星雲集,例如:Google 雲端硬碟、Apple iCloud、Microsoft OneDrive、Dropbox、Box … 等,在共同編輯及使用的情況下,版本管理就非常重要了,這篇文章把 Google 雲端硬碟檔案版本管理的方法記下來。

為什麼需要做版本管理

相信不少人都有這種經驗或習慣,將編輯到一個段落的檔案,檔名結尾加上當天日期或版本編號,例如:

我的論文.docx
我的論文_0810.docx
我的論文_0817.docx

這麼做的好處是每個版本都存下來了,如果發現哪邊有問題或突然需要某一天的版本,馬上就可以找出來。

Google 雲端硬碟版本管理

Google 雲端硬碟的共用連結是根據「檔案」產生,接續上述例子,我的論文.docx我的論文_0810.docx 很明顯是不同檔案,因此分享給其他人時會產生不同的共用連結,若將上述方法搬到雲端硬碟,只有自己使用的話基本上是沒有什麼問題,如果有分享連結給其他人的話,就會遇到以下的狀況

原本那份檔案我有改過了,新的連結在這

來來回回就多了一大堆連結,或是有些被嵌入在某個網頁上的檔案,如果檔案修改了還要請網站管理者協助更新連結,想想都覺得麻煩。

版本管理、備份技巧

可以採用混搭的方式來達成共用時固定連結,同時又可以在雲端硬碟備份每個版本,首先自己原本的每個版本同樣上傳備份,但是注意讓這些備份就老老實實做備份的工作,要正式共用連結的檔案另外處理,例如小蛙的每個檔案以同樣的方式備份

我的論文.docx
我的論文_0810.docx
我的論文_0817.docx
我的論文_分享連結.docx

最後一行「我的論文_分享連結.docx」取自己能夠辨別的名字就好,之後所有分享出去不論是給老闆、實驗室同學看,都以這份為主。

共用檔案

進入 Google 雲端硬碟 頁面,在要分享的檔案上點擊滑鼠右鍵 -> 選擇「共用」

Google 雲端硬碟 共用 1

Google 的共用方式分成:1. 限制 及 2. 知道連結的任何人 兩種,權限則分成:1. 檢視者、2. 加註者 及 3. 編輯者;意思是可以自行設定檔案要「限制某些使用者」,並且設定這些使用者僅可檢視、或可加註或可直接編輯;若設定為「知道連結的任何人」,只要知道這個共用連結的人都有著相同的權限(任何人僅能檢視、或可以加註、或任何人皆能編輯),共用檔案前務必思考清楚自己要的是哪一種,避免設定錯誤造成資料外洩或被胡亂修改

Google 雲端硬碟 共用 2
共用模式:限制
Google 雲端硬碟 共用 3
共用模式:限制-指定使用者/群組及權限
Google 雲端硬碟 共用 4
共用模式:知道連結的任何人

透過「管理版本」固定共用連結

基礎架構準備就緒,有版本更新的時候只要在「我的論文_分享連結.docx」上點擊滑鼠右鍵 -> 管理版本

Google 雲端硬碟 共用 5

上面有些說明仔細看一下,舊版本在超過 100 個或超過 30 天時自動被刪除,不過因為我們原本混搭模式就有對各備份進行備份了,所以這邊舊版本被刪掉也不會有影響。點擊「上傳新版本」上傳要更新的檔案

Google 雲端硬碟 共用 6

上傳完成後可以看到多了一個版本,而且只要舊版本還處於有效狀態,隨時都可以進行刪除或下載,也可以點擊「永久保存」將該版本另存出來成一個獨立檔案

Google 雲端硬碟 共用 7

只要透過「管理版本」的方式更新檔案,原本產生的共用連結還是同樣的共用連結不會產生變化,連進去之後已經是更新過的檔案了!

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