Google 雲端硬碟版本管理－固定共用連結

黃小蛙 — Wed, 17 Aug 2022 04:45:31 +0000

現在雲端儲存服務眾星雲集，例如：Google 雲端硬碟、Apple iCloud、Microsoft OneDrive、Dropbox、Box … 等，在共同編輯及使用的情況下，版本管理就非常重要了，這篇文章把 Google 雲端硬碟檔案版本管理的方法記下來。

為什麼需要做版本管理

相信不少人都有這種經驗或習慣，將編輯到一個段落的檔案，檔名結尾加上當天日期或版本編號，例如：

我的論文.docx
我的論文_0810.docx
我的論文_0817.docx

這麼做的好處是每個版本都存下來了，如果發現哪邊有問題或突然需要某一天的版本，馬上就可以找出來。

Google 雲端硬碟版本管理

Google 雲端硬碟的共用連結是根據「檔案」產生，接續上述例子，我的論文.docx 與我的論文_0810.docx 很明顯是不同檔案，因此分享給其他人時會產生不同的共用連結，若將上述方法搬到雲端硬碟，只有自己使用的話基本上是沒有什麼問題，如果有分享連結給其他人的話，就會遇到以下的狀況

原本那份檔案我有改過了，新的連結在這

來來回回就多了一大堆連結，或是有些被嵌入在某個網頁上的檔案，如果檔案修改了還要請網站管理者協助更新連結，想想都覺得麻煩。

版本管理、備份技巧

可以採用混搭的方式來達成共用時固定連結，同時又可以在雲端硬碟備份每個版本，首先自己原本的每個版本同樣上傳備份，但是注意讓這些備份就老老實實做備份的工作，要正式共用連結的檔案另外處理，例如小蛙的每個檔案以同樣的方式備份

我的論文.docx
我的論文_0810.docx
我的論文_0817.docx
我的論文_分享連結.docx

最後一行「我的論文_分享連結.docx」取自己能夠辨別的名字就好，之後所有分享出去不論是給老闆、實驗室同學看，都以這份為主。

共用檔案

進入 Google 雲端硬碟頁面，在要分享的檔案上點擊滑鼠右鍵 -> 選擇「共用」

Google 的共用方式分成：1. 限制及 2. 知道連結的任何人 兩種，權限則分成：1. 檢視者、2. 加註者 及 3. 編輯者；意思是可以自行設定檔案要「限制某些使用者」，並且設定這些使用者僅可檢視、或可加註或可直接編輯；若設定為「知道連結的任何人」，只要知道這個共用連結的人都有著相同的權限（任何人僅能檢視、或可以加註、或任何人皆能編輯），共用檔案前務必思考清楚自己要的是哪一種，避免設定錯誤造成資料外洩或被胡亂修改。

共用模式：限制

共用模式：限制－指定使用者／群組及權限

共用模式：知道連結的任何人

透過「管理版本」固定共用連結

基礎架構準備就緒，有版本更新的時候只要在「我的論文_分享連結.docx」上點擊滑鼠右鍵 -> 管理版本

上面有些說明仔細看一下，舊版本在超過 100 個或超過 30 天時自動被刪除，不過因為我們原本混搭模式就有對各備份進行備份了，所以這邊舊版本被刪掉也不會有影響。點擊「上傳新版本」上傳要更新的檔案

上傳完成後可以看到多了一個版本，而且只要舊版本還處於有效狀態，隨時都可以進行刪除或下載，也可以點擊「永久保存」將該版本另存出來成一個獨立檔案

只要透過「管理版本」的方式更新檔案，原本產生的共用連結還是同樣的共用連結不會產生變化，連進去之後已經是更新過的檔案了！

文書處理相關