【Excel, Google Sheets】加入篩選器 Filter 及 資料驗證 Validation

小蛙又來更新 Excel 系列了,用到越多 Excel 進行資料處理,越能感受到 Excel 的強大,而且許多功能 Excel 跟 Google 試算表 都通用 (學一次就可以通吃超划算的),小蛙記錄的這些都還是新手級幼幼班,但發現這些功能的時候還是覺得很開心!這篇文章要記錄使用 Excel 建立篩選器 (Filter) 及使用資料驗證 Validation 的方法。

Excel 資料驗證 Validation

Excel 資料驗證從字面上很難跟下拉式選單聯想在一起,頂多就是在特定儲存格內輸入不符合的格式會跳出錯誤,但 Excel 的資料驗證功能很強大,如果將儲存格驗證準則設定成清單,還會自動加上下拉選單的功能,非常方便。

下面的範例是小蛙想要在居住縣市的地方進行資料驗證,而驗證的內容為右邊的「縣市」I 欄,找到上方的「資料」頁籤 (1),接著框選要進行資料驗證的範圍 (2),再來找「資料驗證」(3) 用力點下去

Excel Data Validation 1

開啟的視窗裡面,儲存格內允許,這邊選擇清單,因為我們要讓使用者從固定的縣市裡面挑選,不讓輸入改用挑選的原因也很顯而易見,每個人習慣不同,有的輸入 “台北市”,有的則是 “臺北市”,如果可以固定讓使用者挑選,後期可以省掉很多清理資料的麻煩

Excel Data Validation 2

接著選擇來源,可以自己輸入欄位,也可以直接用挑選的,選完後點選右側小圖示或 Enter 結束選取

Excel Data Validation 3

回到資料驗證視窗,點擊確定

Excel Data Validation 4

可以看到居住縣市下方都出現一個往下的箭頭,點了之後可以從這些清單裡面挑選

Excel Data Validation 5

原本的儲存格也還是可以透過輸入的方式來加入資料,不過如果遇到提到 台北市 的例子,Excel 在驗證的資料內找不到許可值的話,即跳出錯誤訊息提示內容有誤

Excel Data Validation 6

其他資料驗證格式還有整數、實數、日期、時間、文字長度 … 等等的,都可以去玩玩看喔!

Excel 篩選器 Filter

Excel 篩選器的功能就是可以在最上面一列加上一個下拉小箭頭,點了小箭頭之後,可以自動根據選擇的條件對該欄位的資料做篩選,例如只顯示某些值的資料。

接續剛剛的例子,小蛙把所有人的居住縣市資料都填上了,希望可以在該欄位上加入篩選器(就是快速搜尋/過濾的意思)功能,選中要加入篩選器的欄位 (1),進入資料頁籤 (2) 後選擇 篩選 (3)

Excel Filter 1

表頭處出現了往下的箭頭,點擊開啟篩選視窗,可以對欄位做排序及文字篩選,小蛙這邊勾選址顯示苗栗縣的資料

Excel Filter 2

回到 Excel 可以看到只剩住在苗栗的 阿七 跟 山巴 囉!

Excel Filter 3

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